Die Versicherungsforen werden in diesem Jahr 20 Jahre alt. Wir nutzen die Gelegenheit und wollen in unserem Jubiläumsjahr die Gesichter und Teams hinter den Versicherungsforen vorstellen. Jeden Monat präsentieren wir hier auf dem Blog ein neues Team. Zu Beginn der aktuellen Veranstaltungs-Saison möchten wir unser Team rund um Veranstaltungsformate wie Messekongresse, Fachkonferenzen, Fokustage oder Erfahrungsaustausche vorstellen. Das Damen-Team wird stetig von unseren Teilnehmern für die ausgezeichnete Organisation gelobt. Das sind die Gesichter dahinter.
Team Veranstaltung

v.l.n.r.: Ulrike Haller, Julia Bade, Nicole Engel, Marlene Eilers, Juliane Fischer, S., Nadine Nowak

Welche Aufgaben bewältigt das Team Veranstaltungen?

Unser Team ist für die Organisation und Durchführung von Messekongressen, Konferenzen, Fokustagen und auch Erfahrungsaustauschen zuständig. Das fängt bei der Veranstaltungskonzipierung an, geht über die Erstellung von Einladungslisten weiter bis hin zur Auswahl des Buffets bei unseren Abendveranstaltungen. Wir kümmern uns um das Veranstaltungsmarketing und die Einbindung von Ausstellern und Sponsoren, organisieren die Veranstaltungstechnik, wir betreuen Teilnehmer und Referenten vor, während und auch nach der Veranstaltung. Dabei arbeiten wir eng mit den fachlichen Leitern zusammen. Wir behalten stets den Überblick und sorgen für das Wohl aller Beteiligten. 

Was schätzt ihr an eurem Team und euren Kollegen?

Julia: Die Hilfsbereitschaft und das Miteinander. Wenn irgendjemand eine Frage hat, wird sich die Zeit genommen, diese auch zu beantworten. Wir können aufeinander zählen.

Juliane: Unser Zusammenhalt – besonders bei unseren Messekongressen.

S.: Ich schätze unsere unterschiedlichen Stärken.

Nicole: Die Herzlichkeit, die Sorge umeinander und den Humor.

Nadine: Die gegenseitige Unterstützung und immer ein offenes Ohr bei Fragen.

Ulrike: Die Offenheit, der Zusammenhalt und die lockere Art im Umgang.

Marlene: Ich schätze bei allen das hohe Engagement, den Pragmatismus aber auch die Liebe zum Detail.

Wenn ihr einen Tag mal den Arbeitsplatz mit einem Kollegen tauschen könntet, welcher wäre das?

Julia: Schwierig, da ich gerne in verschiedene Positionen mal rein schnuppern würde: Zum Beispiel ins Sekretariat, um mal zu sehen, was dort noch alles neben meinen Anfragen aufläuft. Dann auch gern mal bei Katja Wagenknecht aus der Unternehmenskommunikation, um die Abläufe dort besser zu verstehen. Und natürlich auch ins UG-Team, um mal zu sehen, was die unterschiedlichen Arbeitsweisen zwischen UG und Konferenz sind. Da kann ich sicher noch was lernen.

Juliane: Mit niemanden 😊 Ich mag meinen Job.

S.: Dem kann ich mich nur anschließen.

Nicole: Mit Matthias Gellert aus der IT, denn dann würde ich in unserem Büro immer Mon Cheri und Edle Tropfen bekommen. 😊

Nadine: Ich möchte auch nicht tauschen.

Ulrike: Ich würde gern mal in die Projektarbeit hineinschnuppern, um ein spezielles Thema, welches die Branche bewegt, näher zu betrachten.

Was ist euer Erfolgsrezept für eine gute Veranstaltung?

  1. Gelassenheit und Improvisationstalent neben Professionalität und Organisationstalent 😊
  2. eine genaue und detaillierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung
    3. sich auf die verschiedensten Eventualitäten während einer Veranstaltung vorzubereiten
    4. Dinge auch mal anders denken und bei Fragen oder Unklarheiten im Team mit den fachlichen Leitern und den Kolleginnen diskutieren
    5. die Liebe zum Detail und Kreativität
    6. eine vielseitige Agenda mit Praxiseinblicken und auch einen Blick über den Tellerrand
    7. ein offener und herzlicher Umgang mit den Teilnehmern
    8. gutes Essen und eine entspannte und ungezwungene Abendveranstaltung
    9. diskussionsfreudige Teilnehmer

Welche Herausforderungen musstet ihr in den letzten Monaten stemmen und wie werden unsere Veranstaltungen zukünftig aussehen?

Corona macht das Leben und Arbeiten digitaler. Das gilt natürlich auch für unsere Veranstaltungen. Wir haben unsere Formate in kürzester Zeit komplett auf virtuell umgestellt und sind jetzt dabei, die Veranstaltungen hybrid zu organisieren. Die größte Herausforderung dabei ist die virtuelle Interaktion und der Austausch der Teilnehmer. Wir bekommen stetig das Feedback, dass den Teilnehmern der Austausch mit den Kollegen aus anderen Versicherungshäusern fehlt. Diesen Austausch versuchen wir nun virtuell zu ermöglichen. Es gibt bereits virtuelle Lösungen für den Teilnehmeraustausch, aber diese können den Kaffee-Plausch vor Ort nicht ersetzen.

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Bärbel Büttner
Bärbel Büttner unterstützt als Referentin für Social Media seit 2013 das Team "Unternehmenskommunikation, Wissensportal und Partnerbetreuung" der Versicherungsforen Leipzig. Ihr Schwerpunkt liegt in der Betreuung und Entwicklung der Social-Media-Präsenz der Versicherungsforen Leipzig. Dabei ist sie u.a. für die redaktionelle Betreuung des »Fachblogs für die Assekuranz« zuständig.