Die dezentrale Arbeit ist für viele Unternehmen aktuell unerlässlich. Mitarbeiter und Teams arbeiten aufgrund der aktuellen Gegebenheiten teils im Homeoffice, teils in den Büros; die virtuelle Zusammenarbeit spielt eine immer größer werdende Rolle. Welche Möglichkeiten und Chancen bringt dieser „Corona-Büroalltag“ für die Digitalisierung der Arbeitswelt?

Die Vorstellung, dass Mitarbeiter ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen, stieß in der Praxis bei dem ein oder anderen auf Bedenken. Denn kann man Zuhause wirklich produktiv arbeiten? Ja, kann man! Der Praxischeck des flächendeckenden Homeoffices begann vor einigen Wochen quasi über Nacht. Heute gehört Homeoffice für viele zur Normalität.

Chance für die Digitalisierung der Arbeitswelt

Für eine große Anzahl an Mitarbeitern lautet der aktuelle Status quo wie folgt: Bitte bis auf weiteres von Zuhause aus arbeiten. Homeoffice wird zur Pflicht, wobei es in einigen Unternehmen der Versorgungs- und Versicherungswirtschaft, und auch innerhalb der Bankenbranche, vor wenigen Wochen noch denkbar unmöglich war. Grundvoraussetzung für das Büro in den eigenen vier Wänden ist vor allem die technische Ausstattung. Die Bereitstellung einer entsprechenden Infrastruktur bekommt vor diesem Hintergrund eine ganz neue Bedeutung. Mitarbeiter müssen mit Laptops, VPN-Zugängen, Diensthandys und zusätzlichen Kommunikations-Tools ausgerüstet werden, um die Beschäftigungsfähigkeit zu erhalten.

Herausforderungen dezentraler Arbeit

Für die virtuelle Zusammenarbeit bedarf es der Reorganisation der klassischen Arbeitsgestaltung: Dazu gehören dezentrale Führung und Aufgabenverteilung, der Austausch im Team und das Aufrechterhalten der eigenen Produktivität. Für zahlreiche Arbeitgeber in der deutschen Wirtschaft ist Homeoffice die erste Assoziation, wenn es um die Umsetzung neuer Arbeitswelten geht. Mobiles Arbeiten bedeutet auf der Beziehungsebene in der Zusammenarbeit vor allem eines: weg von Kontrollarbeit hin zur Vertrauensarbeitszeit. Den Vertrauensvorsprung des Arbeitgebers und der Führungskräfte vorausgesetzt, sind die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie das flexible Einteilen der eigenen Arbeitszeit durchaus möglich. Generell erfordert dezentrale Arbeit die Entscheidungsabgabe seitens der Führungskräfte und die Übernahme von mehr Verantwortung seitens der Mitarbeiter. Parallel bedarf es einer disziplinierten Selbstorganisation auf persönlicher Ebene sowie einer kollaborativen Arbeit in Teams, um den Herausforderungen der Zusammenarbeit auf Distanz gerecht zu werden. Ein Aspekt, der bei der möglichen, vollumfänglichen Flexibilisierung der Arbeit nicht außer Acht gelassen werden sollte, ist die mentale Gesundheit. Zahlreiche Arbeitnehmer berichten, dass sie von Zuhause aus häufig länger arbeiten und sich Überstunden schneller anhäufen. Die eigene Work-Life-Balance gilt es, im Homeoffice ein Stück weit mehr im Auge zu behalten als im bisher bekannten Büroalltag.

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Teamzugehörigkeit und -nähe wahren

Ist man erst einmal in der digitalen Welt angekommen, empfehlen sich für die Zusammenarbeit mit den eigenen Kollegen feste Kommunikationsformate. Klar formulierte Meeting-Verhaltensregeln, effektive Tools für Videokonferenzen und regelmäßige Austauschtermine ermöglichen allen auch auf visuelle Art das Gefühl der Teamzugehörigkeit und -nähe. Feste Strukturen für die Teamarbeit sind unausweichlich. Und auch der informelle Austausch darf nicht zu kurz kommen. Um die virtuelle Zusammenarbeit im Team bestmöglich auszugestalten, sollte man sich mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

  • Welche Ziele, Rollen und Herausforderungen gibt es im Team?
  • Welche Team-Persönlichkeiten gibt es? Wer ist mit den Formen der mobilen Arbeit bereits vertraut, für wen ist es unbekanntes Terrain?
  • Wie können persönliche Austauschtreffen adäquat ersetzt werden?
  • Wie können Missverständnisse in der Kommunikation umgangen werden? Wie gehen Sie mit Konflikten um?
  • Wie halten Sie den Team-Spirit aufrecht? Wie kann jedes einzelne Teammitglied dazu beitragen?
  • Wie offen sind die Teammitglieder gegenüber neuen Tools, Formaten und kreativen Experimenten?

Bleibt alles digital oder zurück auf Start?

Abschließend bleibt die spannende Frage, wie es nach der Corona-Krise mit der Digitalkultur in Unternehmen weitergeht? Wir erleben aktuell eine starke Transformation, die wir durch gegenseitiges Verständnis und Entgegenkommen meistern müssen. Die Stärkung der Mitarbeitermotivation ist wichtiger denn je, da wir alle gemeinsam im „Homeoffice-Boot“ sitzen. Das Aufzeigen von Erfolgsbeispielen macht Mut, auch in unsicheren Zeiten die Chance zu nutzen, voranzukommen. Auch wenn es vorerst die allgemeine Geschäftstätigkeit ist, die sichergestellt werden muss, so dürfen wir uns vielleicht schon auf die ein oder andere Arbeitserleichterung freuen, die mit der virtuellen Zusammenarbeit einhergeht: ferne und anstrengende Dienstreisen, die wegfallen, und aufwendig erarbeitete Präsentationen, die in der virtuellen Welt trotzdem genauso authentisch und lebhaft vor dem Kunden gehalten werden können.

Doch machen wir uns nichts vor, auf eines freuen wir uns ganz besonders: auf den persönlichen Kontakt und das Zusammensein nach der Corona-Hochphase, sei es im Rahmen der Familie und Freunde und der Arbeitskollegen. 

Bild: #612854864  |  ©AJ_Watt  |  gettyimages.de 

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Julia Maria Kühne
Julia Maria Kühne ist seit 2016 bei den Energieforen tätig und leitet seit 2019 das Kompetenzfeld „Unternehmensentwicklung & Organisation“. Als Coach begleitet sie in Projekten und Workshops Kunden bei der Gestaltung neuer Arbeitswelten und netzwerkt aktiv im Kontext New Work.
Romy-Marie Ulrich
Romy-Marie Ulrich unterstützt als Referentin für Kommunikation & Marketing seit 2018 die Energieforen. Sie betreut u. a. den Energieforen Newsletter, die Veranstaltungsvermarktung und ist für die Erstellung redaktioneller Unternehmensbeiträge zuständig.