Zum 31. Dezember 2016 endete die Übergangsfrist für die Verordnungen der GoBD. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums wurde bereits 2014 veröffentlicht und regelt, wie mit geschäftlichen Unterlagen in elektronischer Form umzugehen ist. Während das Thema beispielsweise im Einzelhandel große Wellen schlägt, ist es in der Versicherungsbranche weitgehend unbekannt. Es ist jedoch Vorsicht geboten, denn bei einer möglichen Unternehmensprüfung kann eine lückenhafte Dokumentation zu empfindlichen Strafen führen. Gerade unabhängige Versicherungsmakler, die nicht auf die Infrastruktur eines großen Vertriebs zurückgreifen können, sind häufig nur unzureichend abgesichert.

GoBD – Was ist das eigentlich?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Während es für die meisten ganz selbstverständlich ist, Dokumente in Papierform abzuheften, wird dies bei elektronischen Belegen häufig vernachlässigt. Die GoBD sollen deshalb die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung aufzeigen und bei Unternehmen für Rechtssicherheit sorgen. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums wurde bereits im November 2014 veröffentlicht. Um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, ihre interne Infrastruktur entsprechend neu zu gestalten, wurde eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 gewährt.

Im Wesentlichen bestehen die GoBD aus sechs Grundsätzen, die es zu beachten gilt:

1. Datensicherheit und Unveränderbarkeit
2. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
3. Vollständigkeit
4. Richtigkeit
5. Ordnung
6. Unveränderbarkeit

Davon betroffen sind alle steuerrechtlich relevanten Dokumente. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Anbahnung eines Geschäfts lückenlos nachvollziehbar sein muss. Es genügt also nicht, lediglich einen Vertrag zu archivieren. Vielmehr müssen beispielsweise auch versendete Exposés und Anträge aufbewahrt werden.

Wer ist betroffen?

Die GoBD werden insbesondere im Einzelhandel diskutiert, da die Verordnungen in diesem Bereich besondere Neuerungen, wie beispielsweise die Registrierkassenpflicht, mit sich bringen. Tatsächlich sind aber alle Unternehmen und Solo-Selbständige betroffen. Während größere Vertriebe häufig über eine moderne E-Mail-Infrastruktur und eine eigene IT verfügen, die sich um die Archivierung der schriftlichen Kommunikation kümmert, nutzen selbstständige Makler oft noch lediglich die Services eines Freemail-Anbieters. Wir von der Maklersoftware.com GmbH haben schon häufiger beobachten können, dass das Thema Datenschutz bei E-Mails nicht in den Köpfen verankert ist. Teilweise wird hier sehr fahrlässig gehandelt. Wer im Vertrieb arbeitet, hat naturgemäß ein großes Interesse, seine E-Mail-Adresse weiterzugeben. Damit geht jedoch ein erhöhtes Risiko einher, selbst Spam- und/oder Phishing-Mails zu erhalten. Dadurch gefährdet man nicht nur sich selbst, sondern macht das gesamte Adressbuch zu potentiellen Opfern von Spam. Die neue Gesetzgebung ist also der ideale Anlass, sich generelle Gedanken um den Umgang mit geschäftlichen E-Mails zu machen. Die Kosten sind dabei meist sehr überschaubar und auch wer seine Freemail-Adresse nicht aufgeben möchte, kann seine E-Mails archivieren lassen.

Das sollten Versicherungsmakler jetzt beachten

Zunächst einmal: Ruhe bewahren! Sicherlich wird nicht gleich morgen ein Prüfer vor Ihrer Tür stehen. Dennoch sollte man schnell handeln, um Ärger zu vermeiden. Zudem ist kein großer Aufwand zu befürchten. Die Implementierung eines Archivierungssystems ist sehr einfach und kann meist über ein einfaches Add-In in Outlook gelöst werden. Für den Nutzer des E-Mailsystems ändert sich im Wesentlichen nichts, da das System komplett im Hintergrund arbeitet. Hinzu kommen einige weitere Vorteile: Archivierte E-Mails können beispielsweise als Beweis bei Gerichtsprozessen verwendet werden und sorgen für Transparenz im eigenen Unternehmen und beim Kunden.

Hilfreich ist auch der Leitfaden des Digitalverbandes Bitkom. Dieser enthält zehn Merksätze zum Thema GoBD und der Veröffentlichung von E-Mails. Dieser eignet sich gut, um einen ersten Selbstcheck durchzuführen und die eigene bisherige Vorgehensweise zu überprüfen (Download siehe unten). Sind alle Bedingungen erfüllt, können Sie entspannt in die Zukunft sehen, ohne Angst vor Betriebsprüfungen haben zu müssen.

Nützliche Links:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html

http://www.mail-archivieren.com

http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html

http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html

Rebekka Brox

MAKLERSOFTWARE.COM GmbH

Rebekka Brox ist seit 2016 Marketing Managerin bei der Maklersoftware.com GmbH.
Unter anderem schreibt sie im firmeneignen Blog über die Themen Versicherungen, InsurTech und Hosting für Versicherungs- und Finanzmakler. Damit sie möchte Makler von den Chancen der Digitalisierung überzeugen und aufzeigen, wie IT sowohl die eigene Arbeit als auch die Beratung beim Kunden effizienter und sicherer gestalten kann.