Das Start-up fileee aus Münster hat dem privaten Papierkram den Kampf angesagt! Die papierfreie Büroorganisation gehört längst bei einigen Unternehmen zum guten Ton, doch wie schaut es im Privatbereich aus? Bei mir privat zu Hause eher mäßig. Da stapeln sich gern die Briefe von Versicherung, Bank und Behörde in einer Ablage im Arbeitszimmer, bis sie den Weg in einen Ordner finden. Doch so richtig glücklich macht einen diese Papierwirtschaft nicht, denn sie bedeutet Aufwand und nimmt auf Dauer ordentlich Platz ein. fileee will mit seiner App hier Abhilfe schaffen und neben den Privatkundenbereich auch den Businesskunden für sich gewinnen.

fileee bezeichnet sich selbst als intelligenter, persönlicher Assistent für die automatische Verwaltung aller Papier- sowie digitalen Dokumente in einem System. Dabei werden die Dokumente mit dem Handy eingescannt und in einem virtuellen Archiv abgelegt. Wer auf seine Briefe nicht verzichten will, für den ist die fileeeBox eine gute Ergänzung zum digitalen Scan via App. Gespeichert wird das digitale Archiv in einer Cloud, auf welche der Kunde problemlos zugreifen kann.

Im Interview erklärt uns Geschäftsführer und Gründer Marius Gerwinn, wie das virtuelle Archiv funktioniert und welchen Ansatz das Unternehmen bei Versicherern verfolgt.

 

fileee ist ein persönlicher Assistent zur Archivierung von Dokumenten via App. Können Sie kurz erklären, wie das funktioniert?

Mit fileee wollen wir den klassischen Aktenordner ersetzten und intelligenter machen. fileee ist der Assistent, der sich um die Dokumente der Privatpersonen kümmert. Das Ganze funktioniert komplett unabhängig vom Betriebssystem. Mit unserer App soll der Endverbraucher Zeit sparen. Nämlich Zeit bei dem nervigen Thema Papierkram. Mit diesem Ziel sind wir angetreten und verfolgen dies seit 2011.

Mit Hilfe der App können Dokumente eingescannt und archiviert werden. Was macht der Kunde mit seinen Unterlagen, wenn er sie eingescannt hat?

Die Verwaltung des Papierkrams ist ein Problem, das schon viele vor uns beschäftigt hat. Hier lag der Fokus aber eher auf der papierfreien Büroorganisation. Wir haben unseren Fokus auf die Privatperson gelegt und hier gestaltet sich die Herausforderung durch die Heterogenität der Unterlagen deutlich anders. Privatpersonen verwalten Unterlagen zu einer Vielzahl von Themen. Das können Unterlagen zu Steuern, Versicherungen, der Bank oder Rechnungen sein. Diese wichtigen Unterlagen kommen nicht nur via Post, sondern auch via E-Mail. Die Frage, die sich stellt, ist, was machen wir mit den Unterlagen, die in Papierform kommen und die ich auch als solche archivieren möchte. Aus diesem Grund haben wir die fileeeBox entwickelt. Diese ist eine Art intelligenter Schuhkarton, in welchen man seine Dokumente archiviert, nachdem man sie digitalisiert hat. Die Digitalisierung erfolgt via App, mit der man das Dokument einscannt. Wenn man das Dokument später einmal benötigt, kann man es unkompliziert wieder heraussuchen, da sich die App beim Scannen merkt, an welcher Position im Karton sich das Dokument befindet. Die Menschen sind häufig nicht bereit, ihre Post – auch wenn es rechtlich unproblematisch ist – wegzuwerfen. Für den Fall ist die fileeeBox die ideale Lösung.

Ich selber verwalte meine Dokumente seit drei Jahren mit der fileeeBox und das klappt ganz wunderbar. Ich persönlich gehe so vor, dass ich meine Post sammle und alle zwei Wochen mit Hilfe der fileeeBox archiviere. In Summe sind es bei mir ca. 1.500 Dokumente pro Jahr, die ich auf diese Weise ablege.

 

fileee Büro

fileee Büro

 

Die Dokumente werden mit dem Handy eingescannt. Wie gewährleistet ihr die Qualität der Scans?

Die Qualität ist mittlerweile gar kein Problem mehr. Ein Grund, warum wir die fileeeBox eingeführt haben, ist, dass viele Kunden per Smartphone-Scan nicht die bestmögliche Qualität erreichen. Das liegt zum einen an der Kameratechnik mancher Handyanbieter und zum anderen daran, dass man im Gegensatz zum normalen Fotografieren viel genauer auf die Perspektive und eine ruhige Hand achten muss. Das ist aber nicht der Regelfall. Wir erhalten auch durchaus gute handgehaltene Scans. Die fileeeBox kann aber an dieser Stelle unterstützen. Zur Box kann man einen Scanaufsatz hinzubuchen. Dieser unterstützt beim Scan, indem man oben das Handy auf- und darunter das Dokument einlegt. Der Aufsatz bietet einen optimalen Abstand zum Dokument und garantiert somit 100-prozentige Qualität beim Scan.

Gute Scans sind wichtig, damit die nächsten Schritte mit fileee funktionieren. Wir bieten u. a. eine Dokumentenanalyse an, mit welcher wir relevante Daten extrahieren können. Handelt es sich beispielsweise um eine Rechnung der Stadtwerke, finden wir heraus, um wen es sich handelt, von wann die Rechnung ist, um welchen Rechnungsbetrag es geht und ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder noch gezahlt werden muss. Die Analyse erfolgt mit Hilfe eines Algorithmus. Ursprünglich hatten wir einen eigenen Algorithmus im Einsatz, aber mittlerweile arbeiten wir hier mit unserem Partner ITyX zusammen.

Ihr bietet eure App zurzeit für Privatkunden an, wollt aber in Zukunft auch eine Businessversion bereitstellen. Welche Unternehmen wollt ihr damit adressieren und wo liegen die Vorteile?

Aktuell adressieren wir primär die Privatkunden. Wir haben aber erkannt, dass Kleinstunternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern sehr ähnliche Bedürfnisse haben wie eine Privatperson. Der kleine Handwerkerbetrieb will sich in der Regel auf sein Kerngeschäft konzentrieren und nicht mit der Archivierung seiner Unterlagen aufhalten. Und genau diesen Unternehmen wollen wir mittelfristig auch die fileee App anbieten. Die Businesslösung ähnelt der Privatkundenlösung, soll aber durch weitere Funktionen, wie der Mehrmandantenfähigkeit und der revisionssicheren Speicherung, ergänzt werden.

Zu den Vorteilen: Ein wesentlicher Vorteil von fileee ist die Bedienung. Während andere Business-Lösungen für kleinere Unternehmen überdimensioniert sind und einer intensiven Einarbeitung bedürfen, ist fileee leicht verständlich und bietet trotzdem einen ausreichenden Funktionsumfang.

Wie könnte ein Versicherungsunternehmen euren Service bei sich konkret einsetzen?

Bei den Versicherungen verfolgen wir einen anderen Ansatz. Die Dokumente der Privatpersonen kommen von Unternehmen oder Behörden. Diese wollen wir rechtzeitig in den Prozess mit einbinden und die Möglichkeit geben, die Dokumente direkt in den digitalen Aktenschrank des Kunden zu senden. Für den Kunden fällt dadurch der manuelle Scan weg. Weiterhin wollen wir die digitale Kommunikation mit dem Kunden anbieten: Der Kunde kann die Dokumente dann beispielsweise mit Maklern teilen und an seinem digitalen Schreibtisch bearbeiten. D. h. ihm stehen Bearbeitungsfunktionen wie Drehen, Drucken, Zuschneiden oder Kommentieren zur Verfügung.  Auch hier arbeiten wir wieder mit einer Lösung unseres Partners ITyX, welcher die verschlüsselte Kommunikation von Kunde und Versicherer zum Dokument ermöglicht.

Um die Vorteile für Versicherungsunternehmen kurz zusammenzufassen: Durch die Prozessverschlankung und den digitalen Transfer der Dokumente erzielen wir zum einen eine Kostenersparnis. Zum anderen bietet die Lösung enormes Kundenbindungspotential, da sie gebrandet vom Versicherer dem Kunden angeboten werden kann.

Jetzt habe ich viel über euer Produkt und eure Ideen erfahren. Jetzt sind natürlich noch die Leute, die dahinter stehen spannend. Wie habt ihr euch gefunden und wie kam es zur Idee von fileee?

Arne Osthues und ich haben 2010 an der Uni Münster ein Seminar zum Thema Businessplanerstellung besucht. Dabei ist die Idee zu fileee entstanden und wir haben sehr schnell gemerkt, dass in dem Markt kein Wettbewerber für den Consumer-Bereich aktiv ist. Nach dem Seminar hatte ich gemeinsam mit Arne, der gleichzeitig der beste Entwickler war, den ich kannte, in den Semesterferien an der Produktentwicklung gearbeitet. Nach vier Wochen haben wir festgestellt, dass wir einen Designer brauchen und so kam Eike Thies dazu. Mit unserer Idee haben wir anschließend einige Wettbewerbe gewonnen und ein Gründerstipendium erhalten.

 

geschäftsführer fileee

Arne Osthues, Marius Gerwinn und Eike Thies

 

2011 haben wir die GmbH gegründet und 2012 haben wir die Beta-Version gelauncht. Am 27. Juli diesen Jahres werden wir dann mit unserem Service live gehen. Inzwischen haben wir 15 festangestellte Mitarbeiter. Zum Ende des Jahres werden es vermutlich 20 sein. Außerdem wird unser Team von Werkstudenten und Praktikanten unterstützt.

Eure App ist momentan kostenlos. Wie finanziert sich fileee?

Der aktuelle Funktionsumfang von fileee wird auch immer kostenfrei bleiben. In diesem Jahr werden wir anfangen, im Rahmen eines Premiummodells zusätzliche kostenpflichtige Funktionen anzubieten. Unser Service verursacht aber eigentlich keine großen Kosten, da wir hier Dokumente und keine Videos speichern und folglich mit kleinen Datenmengen arbeiten. Powernutzer, also Nutzer mit einem hohen Aufkommen an Dokumenten und somit höheren Speicherbedarf, sollen jedoch für den Service zahlen. Weiterhin generieren wir Einnahmen über die fileeeBox, die natürlich auch etwas kostet, und zukünftig wollen wir auch Einnahmen über unser Angebot für Businesskunden erzielen.

Sofern unser Service über ein zweites Unternehmen in gebrandeter Form angeboten wird, ist dieser für den Privatkunden kostenlos, da das Unternehmen die Kosten übernimmt.

Rückblickend auf die Anfänge, was wünscht ihr euch für die Zukunft?

Wir sind eigentlich momentan sehr zufrieden. Es geht uns gut. Ein höherer Grad an Digitalisierung in Deutschland wäre jedoch wünschenswert. Unser Service ist digital ausgelegt und daher spielt für uns die Digitalisierung der Volkswirtschaft eine sehr wesentliche Rolle.

 

Hinweis

Die Interviewreihe „Start-ups in der Versicherungsbranche“ entsteht im Rahmen unseres alljährlich stattfindenden Partnerkongress der Versicherungsforen Leipzig. Wie auch schon im letzten Jahr steht dieser im Zeichen der Innovation. Neben zahlreichen Akteuren der Versicherungsbranche, begrüßen wir zudem einige Start-ups, die den Versicherungsmarkt mit ihren Produkten innovieren wollen. Auf unserem Fachblog für die Assekuranz stellen wir alle zwei Wochen ein neues Start-up vor und werfen dabei einen Blick hinter die Kulissen.

Die Interviews finden Sie in unserer Rubrik „Innovation & Trend“.


 

Bärbel Büttner
Bärbel Büttner unterstützt als Referentin für Social Media seit 2013 das Team "Unternehmenskommunikation, Wissensportal und Partnerbetreuung" der Versicherungsforen Leipzig. Ihr Schwerpunkt liegt in der Betreuung und Entwicklung der Social-Media-Präsenz der Versicherungsforen Leipzig. Dabei ist sie u.a. für die redaktionelle Betreuung des »Fachblogs für die Assekuranz« zuständig.